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Introducción
al proceso de ventas
SERI-D
permite gestionar los procesos de ventas de forma cómoda y
sencilla, a la vez que despliega una potencia de altas, seguimiento y
control, de tal magnitud, que pocos programas de esta índole pueden
aspirar. Al entrar en la opción de VENTAS podrá realizar:
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Dar
de alta un nuevo presupuesto, una factura proforma, un pedido
temporal, un pedido en firme, un albarán o incluso directamente
una factura.
-
Convertir
en pedido, temporal o firme, cualquier presupuesto o factura proforma existente, aunque lleve
meses grabada en disco, pudiendo realizar cualquier
modificación en ese momento.
-
Convertir
en "firme" cualquier pedido temporal, pudiendo
introducir o modificar en ese momento artículos, unidades,
precios, descuentos, direcciones de entrega, forma de envío, etc.
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Convertir
en albarán cualquier pedido, incluso efectuar una entrega
parcial. En este último caso, el programa, en modo totalmente
automático, generará un nuevo pedido, con el "resto",
es decir con los productos no entregados.
-
Crear
de modo totalmente automático cientos o miles de albaranes a la
vez, a partir de pedidos "listos para entregar".
-
Facturar,
en modo semi-automático, cualquier albarán pendiente de
convertir en factura.
-
Facturar,
en modo automático, cientos o miles de albaranes a la vez.
-
Modificar
datos o eliminar cualquier factura proforma, presupuesto o pedido.
El
programa permite seguir la cadena Pedido
- Albarán - Factura,
con "extras" tales como Presupuesto
o Factura proforma,
en su totalidad o parcialmente. Por ejemplo:
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Seguir
la cadena Pedido
- Albarán - Factura,
saltándola a veces, por ejemplo realizando directamente albaranes
o facturas.
-
O
bien prescindir de pedidos y seguir siempre la cadena Albarán
- Factura.
SERI-D
siempre permite modificar o eliminar cualquier dato,
excepto si se trata de albaranes ya facturados o facturas propiamente
dichas. En caso de querer modificar o eliminar facturas, aparte de
solicitar doble confirmación, en el mismo momento que
usted realiza las modificaciones el programa modificará
automáticamente los asientos contables, registros de IVA, recibos y
vencimientos.
Las
rutinas multi-usuario integradas en SERI-D permiten que
simultáneamente decenas de operadores puedan estar
trabajando sobre pedidos, albaranes, facturas, etc., sin que
interfieran entre si. Incluso a nivel de redes WAN, a través de
líneas telefónicas RDSI o Frame-Relay.
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Es
importante insistir que SERI-D es capaz de controlar Pedidos
parciales. Si
por ejemplo usted tiene que entregar un pedido de 50 unidades del
artículo XX, y sólo hace entrega entrega, mediante el correspondiente
albarán, sólo de 10 unidades, el programa creará automáticamente
un nuevo pedido con las 40 restantes.
En todo momento el programa mantiene actualizados los stock
de los artículos, los asientos contables, registros de IVA, recibos y
vencimientos asociados a todas las acciones llevadas a cabo.
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Ventas:
qué datos
se contemplan
Tanto
los pedidos, albaranes y facturas, como los restantes documentos
contemplados, incluyen todos los datos necesarios:
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Fecha,
día de la semana y hora de grabación del pedido, albarán,
factura, etc.
-
Número
de pedido, albarán, etc. La numeración es automática, aunque podrá
indicar a partir de qué número comenzar las distintas series de
numeración.
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Serie
asignada (SERI-D contempla hasta 7 distintas series de pedidos,
albaranes, facturas, etc., con numeración consecutiva o distinta por cada serie).
No obstante, la asignación puede ser automática.
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Cliente
y condiciones de venta (precios especiales, descuentos, formas de
pago, monedas, etc.).
-
Quién
ha preparado la salida del material (operador), dirección de envío de la
mercancía, forma de envío, total unidades y bultos a entregar,
ruta y varias líneas para observaciones.
-
Sin
límite de artículos a introducir, cada uno de ellos contempla
referencia, varias líneas de descripción, precio, descuento individual, número de unidades e
IVA. Puede utilizar lectores de
códigos de barras y localizar artículos por su descripción,
total o parcial.
En
caso de contemplar artículos con números de serie, podrá hacer
que figuren en los albaranes o las facturas.
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Ventas:
situaciones y seguimiento
SERI-D
contempla hasta 5 niveles de situaciones y seguimiento en pedidos,
albaranes y facturas. Por ejemplo:
-
Seguimiento
de pedidos: "Pendiente de entrar en fábrica",
"Pendiente de rotular", "Pendiente de recibir", "Pendiente de
entregar", etc.
-
En los albaranes: "Pendiente de
entregar", "Ha salido de nuestro almacén",
"Entregado" o "Pendiente de facturar", etc.
-
En las facturas: "Pagado",
etc.
Usted
podrá definir las distintas situaciones a su manera, pues las
anteriores son a título de ejemplo. Incluso podrá guiarse
de "situaciones" para obtener listados parciales, por
ejemplo, listar los artículos pendientes de recibir de fábrica o por
ejemplo que artículos tiene pendientes de rotular.
Además
de todo lo anterior, con sólo localizar por ejemplo una factura,
sabrá en el acto su historial: cuál fue el pedido que la originó y bajo
qué albarán se entregó en su momento. Y viceversa: al localizar cualquier pedido ya entregado y
facturado, sabrá bajo qué albarán se entregó y qué factura lo
está avalando (número y fecha).
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Ventas:
números de
serie y garantías
SERI-D controla los números
de serie de los artículos que lo precisan, permitiendo su
introducción en los albaranes o facturas, así como los periodos de
garantía de los artículos que así lo requieren.
-
Los números de serie:
podrá controlarlos en todo
su "recorrido", desde que entran, avalados por un
albarán o factura de compra, hasta la venta final. Incluso años
después podrá saber el historial de cualquier artículo con determinado
número de serie: en que fecha y bajo qué documento se compró y
en qué fecha y bajo qué documento se vendió.
-
Las garantías: desde
el momento que un producto se vende, el programa sabe cuando
caduca su garantía. En caso de entrar un artículo para ser
cambiado o reparado, inmediatamente, con sólo teclear su número
de serie, sabrá si está en garantía o no.
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Ventas:
facturación automática
El proceso de facturación
automática es muy completo y rápido. Podrá generar facturas, a
partir de albaranes, incluso a partir de pedidos, en forma "analítica",
"resumida" o "comprimida":
-
Facturas analíticas: en las facturas
aparecen los números y fechas de los
albaranes. Además, se detallan los artículos entregados.
-
Facturas resumidas:
sólo se detallan los números y fechas de los albaranes de
entrega.
-
Facturas comprimidas:
Teniendo en cuenta todos los albaranes objeto de la facturación,
el programa sumará artículos iguales y los incluirá en una sola
línea.
Por
ejemplo: supongamos que una factura comprende los 25
albaranes del mes de marzo del cliente nº 125. Si en estos 25
albaranes intervienen sólo 8 artículos diferentes, la factura sólo tendrá
8
líneas, una por cada artículo, reflejando en cada línea el
total de unidades y el precio global.
Podrá facturar albaranes
o pedidos entre dos fechas cualesquiera, para todos o sólo para determinados
clientes, incluyendo todos o determinados albaranes, de todas o sólo
de determinadas provincias. La fecha, hora y serie de facturas a crear
se deciden por el operador.
Durante el proceso de
facturación automática se crean, en tiempo real, los correspondientes asientos
contables, registro de IVA, recibos y vencimientos. Además, los
albaranes "se marcan", de forma que no pueda volver a
facturarlos, ni siquiera por error.
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Si quiere
desfacturar algún albarán, modificar una factura o incluso anular toda
una serie de ellas, podrá realizarlo con pocos clic del ratón. SERI-D se encarga de modificar o borrar automáticamente sus
respectivos asientos contables, registros de IVA, recibos y
vencimientos asociados.
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Ventas:
informes y listados
Con independencia de otros
listados e informes que pueda proporcionarle el programa en otras
opciones, aquí, en Ventas, podrá solicitar los siguientes:
-
Listado de los
XX mejores
clientes (3, 10, 25, 100 o 2.000), de mejor a peor, a elegir entre
importes totales o beneficio obtenido.
-
Listado de los XX
mejores artículos (10, 50, 500 o los que sean), ordenados por número de unidades vendidas,
por importe global vendido o por beneficios.
-
Listado de las XX familias
de artículos más vendidas, de igual forma que en los puntos
anteriores.
Para cualquiera de estos
listados, podrá guiarse por fechas, facturas o albaranes,
clientes, comerciales, operadores, almacenes e incluso provincias.
Otros informes que podrá solicitar del programa son:
-
Pedidos pendientes de
entregar o pedidos en tal o cual situación.
-
Albaranes pendientes de
facturar.
-
Pedidos servidos o albaranes entregados a determinado cliente
en lo que va de semana, mes, trimestre, en general entre dos
fechas cualesquiera.
Para obtener cualquiera de
los informes citados, podrá guiarse por fechas, clientes,
comerciales, importes, números de pedido, albarán o factura,
determinados artículos o incluso situaciones de pedidos, albaranes o
facturas.
Además, podrá listar los
correspondientes impresos
de pedido, albarán y factura, tanto en hojas preimpresas como utilizando
los modelos proporcionados por el programa (se incluyen modelos para
impresoras láser).
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Gestión
de TPV (terminal punto de venta)
SERI-D incluye rutinas
específicas para el funcionamiento de TPV (terminales punto de
venta). El modo de funcionamiento es especial, incluso entra en modo
"protección de la información". Al acceder a la opción de
ventas a través de TPV:
-
El cliente es siempre el
predeterminado como "Clientes varios".
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Únicamente podrá grabar
tiquets (albaranes). No podrá ni modificar ni eliminar tiquets
grabados con anterioridad.
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Todo está pensado para
introducir artículos utilizando un lector de código de barras,
aunque también podrá teclear manualmente la referencia de los
artículos o localizarlos por su descripción.
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Los precios de los
artículos que van introduciéndose pueden incluir el IVA.
-
No podrá alterar
precios
ni introducir descuentos.
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En tipo de letra grande,
unos 2 cm. de alto, tendrá en pantalla el total a cobrar y el
cambio que hay que devolver al cliente.
-
Al grabar la compra,
automáticamente se emite el tiquet.
Al final del
día, o en
cualquier otro momento, podrá solicitar el resumen de caja,
donde se reflejan analíticamente las ventas realizadas. Y una vez al
día, una vez a la semana o mes deberá facturarlos, recogiendo todos
los tiquets en una única factura.
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Gestión
de compras
Todo lo explicado para el
proceso de ventas tiene su equivalente en los procesos de compras.
Desde la formulación del pedido al proveedor, pasando por la
recepción de los albaranes y terminando con el registro de las
facturas, podrá controlar unidades y fechas de recepción, pedidos
pendientes de recibir, albaranes que todavía no se recogen en ninguna
factura, etc.
También podrá solicitar
informes relativos a los mejores proveedores, artículos, familias de productos,
etc.
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